MyEbid

e-Bid è la soluzione progettata per efficientare i processi caratteristici dell’Ufficio Gare grazie alla completa copertura funzionale delle componenti di processo decisionale ed operativo.

La piattaforma garantisce al management ed allo staff di adempiere, eliminando carta ed e-mail, a tutti i passaggi operativi e decisionali caratteristici del processo di partecipazione a gare: dalla fase di screening, all’analisi dei parametri di gara e valutazione delle proprie rispondenze, dalla identificazione del miglior partenariato in funzione della gara alla verifica ed acquisizione della documentazione elettronica necessaria sempre aggiornata. Grazie al sistema integrato di notifiche, e-Bid consente di mantenere all’interno della piattaforma tutti i documenti e le comunicazioni, senza pericoli di dispersione e frammentazione delle informazioni su differenti canali di comunicazione. Utilizzare e-Bid consente di verificare in tempo reale i fattori economico-finanziari e tecnico-organizzativi, nonché di valutare preventivamente le eventuali partnership da attivare in funzione delle specifiche di ogni singola gara o lotto di gara.

Nel seguito sono sintetizzate le funzionalità del software e-Bid.

2.1 Creazione e gestione gare

Il modulo consente di effettuare lo screening di gare, ottenendo in una unica dashboard tutti i dati rilevanti delle gare ritenute interessanti in funzione del proprio business, nonché gestire i parametri di gara estrapolati dai bandi a cura del personale di staff. 

Nella prima parte della schermata di censimento, sono riassunte le informazioni di base reperite dai bandi. Qualora previsto dalla gara, è possibile perfezionare le informazioni in funzione di ogni singolo lotto di gara: ogni lotto potrà quindi seguire un proprio percorso di analisi, come fosse una gara a sé stante.

La sezione inferiore della schermata consente di raccogliere in un unico repository tutta la documentazione ufficiale di gara pubblicata dall’Ente appaltante. I file di interesse possono essere trascinati e rilasciati nell’apposita area di drop o caricati singolarmente da una unità disco

2.2 Creazione e gestione parametri di gara

In base alle informazioni reperite dall’analisi della documentazione ufficiale di gara (bando, disciplinare ecc.) gli utenti hanno a disposizione una interfaccia guidata tramite la quale creare i differenti parametri che sarà necessario possedere per la partecipazione a ciascuna gara. Creato un tipo di parametro, questo potrà essere riutilizzato anche per gare successive.

Un cruscotto digitale esprimerà, in tempo reale, la rispondenza (e in che percentuale la si possiede) a ciascun parametro richiesto.
Qualora il Cliente abbia già censito un raggruppamento di imprese, i cruscotti faranno riferimento all’insieme dei valori posseduti dal raggruppamento (già formalizzato o da formalizzare); in caso contrario, se il Cliente normalmente risponde alle gare come Operatore singolo, i cruscotti evidenziano la rispondenza ai requisiti in funzione dei propri valori censiti (es. il fatturato globale nell’ultimo triennio, il possesso di una o più certificazioni, ecc.).

Qualora il Cliente abbia censito un proprio eco-sistema di partner e fornitori, i possibili valori forniti da questi ultimi saranno evidenziati graficamente, così da facilitare all’Ufficio Gare o ai Responsabili la scelta del miglior partenariato possibile per la specifica gara (o lotto) a cui rispondere.

2.3 Valutazione parametri di gara

Il sistema permette di generare e gestire differenti parametri e criteri per singola gara o lotto di gara; l’inserimento dei parametri a sua volta darà vita alle richieste di informazioni che potranno essere gestite dalle unità di business coinvolte ed eventualmente potranno essere notificate agli eventuali partner e fornitori. Le informazioni relative all’Azienda potranno essere importate dagli attuali archivi dello staff dell’Ufficio Gare.

Selezionando un bando di gara fra quelli catalogati dallo staff, e-Bid esprime graficamente i parametri richiesti per la partecipazione. Nel riquadro Elenco Società (cfr. figura seguente) sono visibili i loghi delle aziende (partner, fornitori…) qualora questi siano stati invitati e qualificati nella piattaforma a cura dello staff.

Con un semplice drag & drop, il Bid Manager può trascinare i loghi delle aziende dal riquadro Elenco Società al riquadro In gara, verificando in tempo reale il raggiungimento dei requisiti richiesti per partecipare alla gara selezionata. Le società selezionate potranno assumere differenti ruoli (es. mandante, in avvalimento, in subappalto, ecc.); in funzione delle scelte effettuate dallo staff, i parametri grafici evidenzieranno in tempo reale la rispondenza o meno della compagine per ciascun singolo parametro. Qualora la compagine non risponda al 100% dei requisiti, la piattaforma evidenzierà, per ciascun parametro, l’elemento qualitativo o quantitativo che non risponde ai requisiti di gara.

2.4 Censimento della filiera di fornitura

Qualora per la partecipazione ad una gara si reputi necessario o utile il coinvolgimento di altre aziende (partner, fornitori ecc.), e-Bid consente ai supervisori deputati l’inserimento di informazioni di base (anagrafica e riferimento) sulle aziende di filiera della fornitura.

Tramite un comando di Invito, e-Bid invia una e-mail ai referenti delle aziende partner e fornitrici, contenente le credenziali di accesso ad una sotto-sezione del sistema e-Bid. Le aziende sono invitate quindi a compilare una serie di campi con i dati ritenuti utili al processo di selezione in funzione di ciascuna singola gara (es. capacità economica, fatturato specifico, forza lavoro, specializzazioni, referenze ecc.), nonché a caricare nel repository di e-Bid i documenti aziendali reputati necessari (es. Durc, Certificazioni ISO, Bilanci, Fatture o Certificazioni firmate dai Clienti finali ecc.).

E’ comunque demandata all’Ufficio Gare, in quanto responsabile del processo, la validazione dei dati e dei documenti caricati dai partner e fornitori. Questo consentirà non solo di verificare puntualmente il rispetto dei requisiti di gara prima di formalizzare la partecipazione, ma renderà già pronta l’Azienda in successivo caso di richiesta di comprova del possesso dei requisiti da parte dell’Ente appaltante.
Uno scadenzario automatizzato gestirà, per ciascun documento, l’invio di reminder ai referenti per l’aggiornamento delle informazioni e dei documenti in funzione della loro validità; questa potrà essere determinata o dal periodo di validità del certificato o in funzione
di altre variabili (es. svecchiamento automatico degli importi delle fatture oltre il triennio in corso nell’ambito della verifica delle capacità economico-finanziarie che potranno essere utilizzate in sede di comprova dei requisiti). Le certificazioni e le referenze aziendali del Cliente potranno essere importate dagli archivi attuali.

2.5 SWOT Analysis pre-gara

Tale funzionalità, che può essere riservata ai soli manager decisori, consente di tracciare e gestire le informazioni critiche (es. stakeholders, variabili strategiche ecc.) in una scheda pre-gara. Sulla base delle informazioni riportate e delle analisi effettuate, i manager potranno dare allo staff un segnale di avvio o meno all’attivazione della partecipazione alla gara vera e propria in funzione delle politiche scelte.
La funzionalità SWOT Analysis può essere implementata (opzionalmente, non incluso nella presente offerta) con l’aggiunta di un peso dato a ciascuna nota, in maniera tale che un algoritmo interno ad e-Bid possa esprimere graficamente le valutazioni inserite.

2.6 Documentazione di gara

e-Bid facilita la creazione di un repository aziendale specifico per ciascuna gara di interesse; i documenti ufficiali di gara (sia quelli prodotti dall’Ente appaltante, sia quelli prodotti dal Cliente e dai suoi eventuali partner) possono essere inseriti tramite semplice drag & drop nella sezione di riferimento. Un modulo interno consente di raccogliere eventuali domande, dubbi, richieste di chiarimento che potranno essere accorpate in documenti (classicamente Word o Acrobat PDF) da trasmettere all’Ente appaltante. La sezione è suddivisa in riquadri (in gergo informatico, tab), di seguito indicati.

2.6.1. Documentazione di gara: documentazione tecnica

In questo riquadro il Cliente può caricare in maniera semplice, sempre tramite drag & drop i documenti emessi dall’Ente e quelli prodotti all’interno dell’Azienda perché siano utilizzati per essere inclusi nella Busta (fisica o virtuale) di riferimento. Per ogni documento viene gestito il versioning.

2.6.2. Documentazione di gara: documentazione amministrativa

Così come per la documentazione tecnica, una apposita sezione è riservata alla documentazione amministrativa. Anche in questo caso, valgono le regole esposte nel paragrafo precedente. La matrice dei documenti viene generata automaticamente in funzione delle società selezionate come In gara. Questo consente di avere una traccia costantemente aggiornata di quale società debba ancora produrre un certo documento richiesto per la partecipazione alla gara stessa. In caso di Consorzio o RTI, il sistema propone direttamente la lista dei documenti in comune fra le aziende.

2.6.3. Documentazione di gara: documentazione economica

Il modulo include una serie di formule di aggiudicazione comunemente usate dalle stazioni appaltanti. Selezionando una delle formule, i bid manager potranno effettuare la simulazione delle curve dei prezzi in offerta e, in maniera rapida e semplice, verificare le ipotesi di comportamento dei competitor e la politica prezzi da adottare. Il Cliente ha quindi a disposizione una grande varietà di variabili di posizionamento del prezzo; in funzione di ciascuna di esse, la rappresentazione grafica mostrerà il proprio posizionamento in rapporto alle ipotesi di prezzo dei concorrenti. La curva rappresenta inoltre i limiti di prezzo entro i quali l’offerta potrebbe evidenziare anomalie in ribasso.

La piattaforma include una serie di formule comunemente utilizzate dagli Enti appaltanti; qualora, a fronte di una gara, il Cliente abbia necessità di gestire una formula non presente nella lista base, potrà richiederne lo sviluppo al nostro team che, in poche ore, lo renderà disponibile nella piattaforma e-bid.

Tutti i dati ed i documenti (siano essi stati prodotti dall’Ente appaltante o dall’Azienda Cliente) caricati all’interno della gara vengono in seguito freezzati; questo consente, in futuro, di accedere alle informazioni così come erano state memorizzate e che hanno condotto l’Azienda a partecipare o meno ad una gara (o singolo lotto di gara).

2.7 RTI e Rifatturazioni

Grazie a questa funzionalità, è possibile preventivare, gestire, consuntivare ed analizzare nel dettaglio i costi affrontati per ogni gara: dai costi del personale e delle trasferte fino ai costi per notaio, bolli ecc; sarà quindi possibile attualizzare tutti i costi di partecipazione e gestione on-going delle gare, consentendo inoltre di dettagliare le quota parte da ribaltare ai mandanti in funzione delle loro quote di partecipazione alla singola gara.

2.8 Gestione degli stati di gara

e-Bid gestisce le gare in funzione del loro stato: in corso, aggiudicata, aggiudicata con riserva, persa, persa con ricorso… Per ogni stato, il sistema consente di caricare informazioni ad hoc che saranno utili nel corso del tempo ed andranno ad alimentare lo storico gare, indicizzato per singolo cliente/commessa. Questa schermata può includere anche il dettaglio dei dati acquisiti in fase di apertura delle buste: una semplice personalizzazione (inclusa nel costo di acquisto della licenza e-Bid) consente di caricare le informazioni acquisite dall’ufficio gare relativamente ai concorrenti, le loro offerte economiche presentate ed i punteggi ottenuti. Qualora il Cliente abbia uno storico informatizzato, l’importazione ed abbinamento dei dati per ogni gara censita avverrà a cura dei nostri specialisti nell’ambito dei servizi di customizzazione; opzionalmente il Cliente potrà acquistare da Telemat lo storico aggiudicatari; il risultato sarà quindi importato negli archivi di e-Bid.

2.9 Storico attività e documenti

e-Bid mantiene lo storico delle modifiche effettuate da ogni Azienda, aggiornando le aggregazioni di dati pluriennali (es. fatturati specifici, dati di bilancio ecc. del triennio da considerare).
Oltre ai dati normalmente archiviati in funzione delle gare censite, e-Bid consente l’importazione e la consultazione di dati storici che siano o già in possesso del Cliente o forniti dalla fonte Telemat. Ovviamente questi dati vengono catalogati in funzione del singolo Ente appaltante e/o della specifica attività richiesta dalla gara, per cui è possibile risalire a ritroso nel tempo identificando i parametri che hanno portato alla aggiudicazione o meno di gare precedenti, ipotizzare comportamenti similari nel tempo; tutto ciò al fine di consentire una azione di intelligence basata non su supposizioni, ma su dati reali. Per ogni gara storicizzata nel tempo, il Cliente ha la possibilità di inserire (disponendone) i prezzi e le percentuali di sconto (con eventuali commenti) effettuati dai propri competitors.

2.10 Analisi delle attività

La piattaforma e-Bid include una vasta serie di statistiche che rappresentano graficamente le attività condotte nel tempo dall’Ufficio Gare.
Oltre agli esempi indicati nella figura precedente, forniti di default all’atto della installazione di e-Bid, grazie alla completa apertura del prodotto e della sua base dati, sarà possibile rappresentare graficamente ogni aspetto del ciclo di vita delle gare. Una serie di aspetti, inerenti i processi di partecipazione alle gare, potranno essere resi invece in forma di reportistica; i contenuti saranno quindi esportabili nei formati comunemente utilizzati in ambito Office Automation (Ms-Excel, Ms-Word, Acrobat PDF).

2.11 Accesso alla piattaforma, Account e Password

Il referente del Cliente ottiene l’assegnazione di un account (“user ID”) di amministrazione della piattaforma e di una password riservati (Dati di Accesso) dei quali l’Utente stesso è unico ed esclusivo responsabile, anche in ordine alle attività poste in essere tramite il loro utilizzo. Tramite queste credenziali, l’amministratore della piattaforma sarà in grado di creare nuove utenze aziendali di accesso ad e-bid e gestirne singolarmente i privilegi, per singola funzionalità.

2.12 Utilizzo in mobilità e tramite App

La piattaforma software e-Bid è stata progettata per essere nativamente responsive: gli utenti hanno quindi la possibilità di accedere alla piattaforma anche in mobilità, attraverso tablet o smartphone (con display da 5.2” in su), mantenendo le stesse identiche caratteristiche di visualizzazione ed azione come se fossero collegati da browser su PC o notebook. E’ in fase di progettazione la app di e-Bid (nativa per gli ambienti iOS ed Android, disponibile entro la fine del primo quarter 2018), progettata per rispondere alle esigenze di due categorie di utenti, ciascuna delle quali necessita classicamente di differenti funzionalità:

Utente Ufficio Gare:

  • Riceve giornalmente notifiche push con info sulle gare pubblicate da Telemat (se ha attivo un contratto di fornitura con Telemat)
  • Seleziona le gare di interesse e ne condivide le informazioni di base con una selezione di utenti aziendali presenti in rubrica
  • Il software di back-end importa le gare selezionate nel database di e-Bid e le presenta nella sezione di pre-screening
  • E’ informato sui tempi restanti prima della scadenza di una gara di interesse

 

Manager: 

  • Visualizza la lista delle gare (quelle a cui partecipare, aggiornamenti su quelle a cui ha partecipato)
  • Autorizza il passaggio dalla fase di screening a quella di “bid/no-bid”
  • Verifica lo scadenzario dei suoi impegni (es. data di consegna buste di gara)